Ten artykuł to zapis tego, jak ten system działa od środka. Nie opis narzędzia z reklamy producenta, tylko mój konkretny proces, który prowadzę na własnej firmie WAYSTAR.
01 / Geneza Skąd to się wzięło
Prowadzę sprzedaż według własnej metodyki, w której najpierw słucham problemu klienta, a dopiero potem cokolwiek proponuję. Oferta w tym podejściu nie jest ulotką sprzedażową, tylko dokumentem, który najpierw pokazuje, jak rozumiem sytuację firmy, a potem proponuje rozwiązanie. Do tej pory robiłem to ręcznie i ta ręczna część potrafiła zjeść mnóstwo czasu. Rozmowa, notatki, przepisywanie esencji, składanie koncepcji, formatowanie, poprawki po stronie klienta i kolejne wersje pliku.
Chciałem, żeby cała robota dookoła oferty - przepisywanie, składanie, formatowanie, pilnowanie korespondencji - przestała mi zabierać uwagę, którą wolę dać na to, co naprawdę wymaga mojej głowy. Czyli na zrozumienie, z czym klient przychodzi i co mu realnie pomoże. Resztę oddałem agentowi.
02 / Lead Wszystko zaczyna się od leada
Punkt wejścia jest prosty. Ktoś wypełnia formularz na stronie albo pisze bezpośrednio na moją skrzynkę. Agent czyta to zapytanie i przygotowuje w skrzynce roboczy draft odpowiedzi, którego celem jest umówienie rozmowy Discovery (pierwszej rozmowy, w której słucham wyzwania biznesowego klienta, zanim cokolwiek zaproponuję).
Draft jest napisany w moim stylu, bo agent zna sposób, w jaki piszę maile. Otwarcia, którymi się posługuję, długość, jakiej używam, ton, który trzymam wobec kogoś, kto odzywa się pierwszy raz. W tej pierwszej wiadomości niczego nie sprzedaję. Proponuję rozmowę i pytam o dogodny termin. Ja tę wiadomość przeglądam i wysyłam sam.
03 / Fathom Fathom robi transkrypcję i esencję rozmowy
Rozmowę Discovery prowadzę online i nagrywam ją narzędziem Fathom. Fathom robi dwie rzeczy, które są dla całego systemu fundamentem. Transkrybuje całą rozmowę słowo w słowo i przygotowuje podsumowanie z kluczowymi kwestiami, czyli wyciąga esencję tego, co padło. Co jest problemem klienta, jaki ma cel, jakie są ograniczenia, co było ważne, a co pobocznie.
To podsumowanie jest punktem, z którego startuje agent. Porozumiewa się z Fathom i pobiera te informacje automatycznie, więc nie muszę nic kopiować ani streszczać. Po rozmowie esencja sama trafia tam, gdzie powstaje koncepcja.
Tu jest istotny moment, który podkreślę, bo łatwo go przeoczyć. Agent nie buduje oferty z mojego ogólnego wyobrażenia o kliencie. Buduje ją z konkretnej rozmowy, którą przed chwilą przeprowadziłem. Pracuje na tym, co klient faktycznie powiedział, a nie na tym, co ja pamiętam, że powiedział.
Do esencji z rozmowy agent dokłada własne rozeznanie. Ma dostęp do trybu Deep Research w Gemini (pogłębionego zbierania informacji o firmie i jej otoczeniu), więc potrafi sprawdzić kontekst klienta, jego rynek i sytuację, zanim którakolwiek z tych informacji trafi do koncepcji.
04 / Koncepcja Koncepcja: tu wchodzę ja
Koncepcja nie powstaje sama z siebie ani wyłącznie z głowy agenta. Punktem wyjścia jest podsumowanie z Fathom, w którym znajdują się też wstępne kierunki rozwiązania, jakie zaproponowałem już w trakcie samej rozmowy Discovery. Potem przychodzi część, którą biorę na siebie. Siadam na spokojnie, z większą ilością czasu niż na żywej rozmowie i myślę, jak najlepiej rozwiązać problem, z którym klient do mnie przyszedł. Opieram się tu na własnym doświadczeniu i ocenie sytuacji. To, co podsuwa agent, traktuję jako materiał do przefiltrowania przez własny osąd, a nie gotową odpowiedź, którą przyjmuję bez zastanowienia.
Sam materiał od agenta jest przy tym z każdą kolejną ofertą lepszy, bo agent ma wgląd w moje wcześniejsze koncepcje i analizuje, jak rozwiązywałem podobne problemy u innych klientów. Im więcej takich rozwiązań przerobi, tym trafniej podsuwa kierunki pasujące do mojego sposobu pracy. Ostateczny wybór i tak zostaje po mojej stronie, ale to, z czego wybieram, coraz bardziej przypomina sposób, w jaki sam myślę o problemie.
Dopiero te przemyślenia, razem z esencją z Fathom, są materiałem, na którym agent składa gotową koncepcję. Kolejność jest celowa i wynika z mojej metodyki. Najpierw parafraza, czyli "tak rozumiem Twój problem", a dopiero potem propozycja rozwiązania, zakres i to, co potrzebne, żeby ruszyć.
Agent zna moje usługi i wyceny, bo ma dostęp do cennika, do mojej strony, do wcześniejszych ofert i do informacji o firmie. Dzięki temu koncepcja trzyma się realnego zakresu, realnych ram współpracy i tego, jak naprawdę pracuję. Nie wymyśla usług, których nie świadczę, ani warunków, których nie oferuję.
Efektem jest koncepcja odnosząca się do konkretnej sytuacji firmy, z którą rozmawiałem, a nie gładki dokument sprzedażowy z trzema korzyściami i wezwaniem do działania.
05 / Prezentacja Koncepcję najpierw prezentuję na żywo
Gotowej koncepcji nie wysyłam mailem od razu. Umawiam z klientem kolejne spotkanie, drugie po rozmowie Discovery, i na nim osobiście przedstawiam, jak rozumiem jego sytuację i jak proponuję ją rozwiązać. To spotkanie też nagrywam przez Fathom, tak samo jak rozmowę Discovery. Odpowiadam na pytania, które się pojawiają, i wyłapuję wątpliwości na żywo, zanim cokolwiek trafi na piśmie.
Dopiero po tej rozmowie klient dostaje na maila link do koncepcji wraz z loginem i hasłem. Jest jeszcze jeden szczegół, który robi różnicę. Pytania, które padły na tym drugim spotkaniu, agent wyłapuje z nagrania i dopisuje na końcu oferty w sekcji Q&A. Wcześniej są tam pytania i odpowiedzi z rozmowy Discovery, a po prezentacji koncepcji dochodzą te najświeższe. Klient otwiera ofertę i znajduje w niej odpowiedzi na to, o co dopiero co pytał.
To Q&A ma jeszcze jedno zastosowanie. Klient coraz częściej wrzuca ofertę do narzędzia AI i o nią dopytuje, zamiast czytać ją w całości samemu. Jeśli zada pytanie, na które odpowiedź siedzi w sekcji Q&A, model najpewniej oprze się właśnie na niej. Dostaje wtedy odpowiedź pochodzącą wprost z mojej oferty, a nie domysł złożony z tego, co model sam sobie dopowie.
06 / Oferta Oferta to strona zbudowana pod jedną firmę
Każdy klient dostaje ode mnie link do podstrony na mojej domenie, zbudowanej pod jego firmę. Nie PDF w załączniku, tylko strona. W adresie jest nazwa jego firmy. Wejście jest chronione loginem i hasłem, a sama strona jest ukryta przed wyszukiwarkami (oznaczona tak, żeby Google jej nie indeksował), więc widzi ją tylko ten jeden klient.
To ustawia rozmowę inaczej od pierwszej sekundy. Klient wchodzi do miejsca zrobionego pod niego i widzi ofertę, która mówi o jego sytuacji. Sama forma robi na klientach efekt WOW. Pierwsze odpowiedzi, jakie dostaję, często dotyczą właśnie tego, że oferta wygląda w taki sposób. To pierwszy dowód, że pracuję inaczej, jeszcze zanim klient przeczyta zakres i wycenę.
Druga zaleta tej formy pokazuje się później. Kiedy w trakcie rozmów albo negocjacji trzeba coś zmienić w zakresie, agent poprawia stronę na żywo, a klient odświeża ten sam link i widzi aktualną wersję. Nie wysyłam kolejnego pliku i klient nie musi się zastanawiać, która wersja jest właściwa. Jest jeden adres i zawsze jest na nim najnowsza oferta.
07 / Pomiar Widzę, kiedy klient czyta ofertę
W każdą stronę z ofertą mam wpięty Google Analytics. Po wysłaniu linku widzę, czy klient w ogóle otworzył ofertę, ile razy do niej wracał, do którego fragmentu doscrollował i ile czasu spędził na czytaniu.
Najpierw patrzę na rzecz najprostszą, czyli czy klient w ogóle otworzył ofertę. Jeśli przez dłuższy czas tego nie robi, mogę się odezwać i upewnić, czy link dotarł i czy nie ma problemu z logowaniem. Jeśli ktoś nie chce się nigdzie logować, proponuję dosłanie oferty w PDF. Chodzi o to, żeby brak reakcji nie brał się z bariery technicznej, o której nawet bym nie wiedział.
Kiedy widzę już, jak klient czyta, zmienia się moment, w którym się odzywam i to, z czym się odzywam. Jeśli klient wrócił do oferty kilka razy i za każdym razem zatrzymywał się na fragmencie o zakresie współpracy, wiem, że to jest miejsce, w którym ma pytanie albo wątpliwość. Mogę odnieść się konkretnie do tego, zamiast wysyłać ogólne "czy mieliście okazję zapoznać się z ofertą". Pomiar nie służy temu, żeby naciskać, tylko temu, żebym rozmawiał o tym, co dla klienta naprawdę istotne.
08 / Skrzynka Skrzynkę pilnuje agent, ale wysyłam ja
To jest część, na której zależy mi najbardziej, żeby była zrozumiana dobrze.
Moją skrzynkę pilnuje agent. Kiedy klient odpisuje w sprawie oferty, agent czyta wiadomość i przygotowuje roboczą odpowiedź wprost w mojej skrzynce Gmail. Pisze w moim stylu, bo skrupulatnie przeanalizował sposób, w jaki piszę. Otwarcia, długość zdań, ton i zwroty, których używam. Rano siadam i mam drafty gotowe do przejrzenia. Czytam je, czasem nanoszę drobne poprawki i wysyłam sam. Robi to na tyle dobrze, że rzadko muszę przy nich cokolwiek zmieniać.
Agent nie ma prawa nic wysłać i tak ma zostać. Przegląda, pisze, zostawia draft i na tym jego rola się kończy. Decyzja, czy wiadomość wychodzi i w jakim brzmieniu jest zawsze moja. Pod każdym mailem do klienta podpisuję się ja, więc biorę za jego treść pełną odpowiedzialność.
Robię to tak z dwóch powodów. Pierwszy jest taki, że sprzedaż w moim modelu to relacja z klientem, w którą chcę angażować się jako człowiek, bo po prostu mam na to ochotę. Drugi jest taki, że odpowiedzialność za słowo, które trafia do klienta, musi mieć konkretnego człowieka. Tym człowiekiem jestem ja. Agent zdejmuje ze mnie żmudną robotę przygotowania, a nie odpowiedzialność za to, co ostatecznie wychodzi.
09 / Umowa Umowa i harmonogram
Kiedy ustalimy z klientem zakres, agent przygotowuje projekt umowy i harmonogram działań. Znów na bazie tego, co już ustaliliśmy, czyli zakresu z oferty i ustaleń z korespondencji. Dostaję draft, który czytam, weryfikuję i dopiero potem przekazuję dalej.
To domyka cały łańcuch. Od pierwszego maila od leada, przez rozmowę, koncepcję, ofertę na stronie, korespondencję, aż po umowę i plan startu, każdy etap ma przygotowaną przez agenta wersję roboczą i moją decyzję na końcu. Ja prowadzę rozmowę i biorę odpowiedzialność, agent zdejmuje ze mnie powtarzalną pracę dookoła.
10 / Slack Agent działa w tle i raportuje przez Slacka
Agent działa w tle od chwili, w której lead trafia na skrzynkę. Już pierwszą odpowiedź z propozycją rozmowy przygotowuje sam, a potem przez cały proces pilnuje korespondencji i w obrębie tego, na co wcześniej mu pozwoliłem (guardrails, czyli z góry ustalone granice tego, co wolno mu zrobić samodzielnie), działa z własnej inicjatywy. Część rzeczy załatwia, zanim w ogóle o nie poproszę, i zostawia je gotowe do mojej weryfikacji. Nie czeka bezczynnie na kolejne pozwolenie.
O tym, że coś czeka na moją decyzję, dowiaduję się ze Slacka. Kiedy agent zostawi gotowy draft odpowiedzi, wykona operację w ramach swoich uprawnień albo natrafi na coś, co wymaga mojej zgody, dostaję o tym powiadomienie. Nie muszę co chwilę zaglądać do skrzynki, żeby sprawdzić, czy jest coś do przejrzenia. Wiem, gdzie patrzeć i co konkretnie jest do zatwierdzenia.
Zatwierdzam i podejmuję decyzje, odpisując bezpośrednio na Slacku. Dzięki temu mogę to robić w dowolnej chwili z telefonu, bez siadania do komputera. Agent dostaje moją odpowiedź i pracuje dalej w tle, a ja nie muszę być przy biurku, żeby pchnąć sprawę do przodu.
11 / Granice Czego ten system celowo nie robi
Warto powiedzieć też, gdzie świadomie postawiłem granice, bo bez tego obraz byłby nieuczciwy.
Agent nie podejmuje za mnie decyzji handlowych i nie kontaktuje się z klientem bez mojej wiedzy. Nie wysyła maili. Nie zastępuje rozmowy Discovery, bo to jest moment, w którym faktycznie słucham klienta i to jest praca, której nie chcę nikomu oddawać. System jest dobry w tym, co powtarzalne i co ma jasną strukturę. Tam, gdzie wchodzi czyjś osąd albo relacja, zostaje człowiek.
Druga rzecz. Ten system nie powstał z jednego kliknięcia. Złożenie go zajęło trochę pracy i wciąż go dostrajam. Agent zna mój styl i moje wyceny, bo dałem mu do tego dostęp i opisałem, jak chcę, żeby pracował. To proces, który buduję i poprawiam w czasie, a dojście do obecnej wersji wymagało sporo prób.
12 / Efekt Co mi to realnie dało
Najwięcej zmieniło się w tym, na co idzie moja uwaga. Wcześniej duża część energii szła na przepisywanie, składanie i pilnowanie, czy o czymś nie zapomniałem. Teraz ta część dzieje się w tle, a ja zajmuję się rozmową z klientem i myśleniem o jego problemie. Klient dostaje ofertę szybciej i w formie, która od razu pokazuje, że podchodzę do tego inaczej niż większość. A ja zachowuję pełną kontrolę nad każdym słowem, które do niego wychodzi.
Jeśli prowadzisz sprzedaż usług i męczy Cię ta sama powtarzalna robota dookoła ofertowania, to jest kierunek, który warto rozważyć. Z jednym zastrzeżeniem, które dla mnie jest nienegocjowalne. Zależało mi, żeby zautomatyzować przygotowanie, ale odpowiedzialność za to, co wychodzi do klienta zostawić po swojej stronie.
W razie pytań o to, jak ten proces wygląda u mnie w szczegółach, jestem do dyspozycji.
13 / FAQ Najczęstsze pytania
Czy agent AI sam wysyła maile do klientów?
Nie. Agent przygotowuje wyłącznie wersje robocze w mojej skrzynce. Każdą wiadomość czytam, ewentualnie poprawiam i wysyłam osobiście. Pod każdym mailem podpisuję się ja i biorę za jego treść pełną odpowiedzialność.
Czy agent działa sam, bez mojej kontroli?
Agent jest proaktywny i część rzeczy przygotowuje z własnej inicjatywy, ale tylko w granicach, które wcześniej mu wyznaczyłem (guardrails). Wszystko, co wymaga decyzji, zostawia do mojej akceptacji i informuje mnie o tym przez Slacka. Zgodę albo poprawkę przekazuję, odpisując na Slacku, więc panuję nad tym z telefonu o dowolnej porze.
Jak agent wie, co napisać w ofercie?
Punktem wyjścia jest podsumowanie rozmowy Discovery, które przygotowuje Fathom. Agent dokłada do tego własne rozeznanie w firmie i jej rynku przez tryb Deep Research w Gemini, a do tego korzysta z mojej strategii sprzedażowej, cennika i wcześniejszych ofert. Sam sposób rozwiązania problemu układam jednak ja, a agent składa z tego gotową koncepcję.
Dlaczego oferta to strona, a nie PDF?
Strona zbudowana pod jedną firmę, z nazwą firmy w adresie, ustawia rozmowę inaczej od pierwszej sekundy. Można ją poprawiać na żywo pod tym samym linkiem, więc znika problem wysyłania kolejnych wersji pliku. Dodatkowo, dzięki Google Analytics widzę, czy i jak klient czyta ofertę.
Kiedy klient dostaje link do oferty?
Najpierw, na drugim spotkaniu po rozmowie Discovery, prezentuję koncepcję na żywo i odpowiadam na pytania. Dopiero po tej rozmowie wysyłam klientowi link do oferty wraz z loginem i hasłem, uzupełniony o pytania, które padły na spotkaniu.
Czy klient wie, że rozmawia z agentem AI?
Klient rozmawia ze mną. Agent przygotowuje wersje robocze, ale to ja podejmuję decyzję, co i w jakim brzmieniu wychodzi, i ja podpisuję każdą wiadomość. Po drugiej stronie korespondencji jest człowiek, który odpowiada za swoje słowa.
Czy taki system zastępuje rozmowę z klientem?
Nie. Rozmowa Discovery, w której słucham problemu klienta, zostaje w całości po mojej stronie. System zdejmuje ze mnie powtarzalną pracę dookoła ofertowania, a nie samą sprzedaż, która opiera się na relacji.
Chcesz, żeby taki proces działał u Ciebie?
Buduję i wdrażam systemy oparte na agentach AI na Claude - od obsługi ofertowania po prowadzenie Meta Ads. Bez oddawania odpowiedzialności za to, co wychodzi do klienta. Zacznij od bezpłatnej 30-minutowej rozmowy.
